Рабочая и исполнительная документация отличия: Контроль ведения исполнительной документации. — компания DMSTR

Келли Барселуш (Kelly Barcelos) — прогрессивный менеджер по цифровому маркетингу, специализирующийся на кадрах, и отвечает за руководство командой Jobsoid по контенту и социальным сетям. Когда Келли не строит кампании, она занята созданием контента и подготовкой PR-тем.Она начала с Jobsoid в качестве стратега по социальным сетям и в конечном итоге взяла на себя всю команду цифрового маркетинга с ее инновационным подходом и техническим опытом.

Справочный центр USAJOBS | Какие типы документов мне нужно предоставить?

Объявления о вакансиях будут указывать на необходимость предоставить один или несколько из этих типов документов в разделе Как подать заявку .

Все

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо может быть включено, если есть дополнительная информация, которую вы хотите сообщить властям по найму, которая выходит за рамки того, что обычно включается в резюме.

Выписки

Выписка — это копия вашей постоянной успеваемости в средней школе или колледже. Чтобы получить копию, обратитесь в офис регистратора средней школы и / или колледжа за инструкциями. Обратитесь к объявлению о вакансии для получения конкретных инструкций о том, какие стенограммы, если таковые имеются, должны быть включены.

Другое

Если есть другие дополнительные документы, которые вы хотите передать агентствам по найму, вы можете прикрепить их к этому типу документов. Кроме того, для некоторых заданий могут потребоваться определенные документы, не входящие в этот список, например образцы письменных работ, которые можно приложить с использованием типа «другое».

Руководители высшего звена

Основные квалификации руководителей (ECQ)

Если вы подаете заявление на должность старшего руководителя в Службе старших руководителей (SES), вы должны продемонстрировать, что вы обладаете основными квалификациями руководителей (ECQ). ECQ определяют компетенции, необходимые для построения федеральной корпоративной культуры, которая ведет к результатам, обслуживает клиентов и создает успешные команды и коалиции внутри и за пределами организации. ECQ необходимы для вступления в SES и используются многими департаментами и агентствами при отборе, управлении производительностью и развитии лидерских качеств на руководящих должностях.

Требование ECQ применяется только к заданиям в пределах SES. За пределами SES могут быть другие должности высшего руководящего звена, требующие другой квалификации.

Федеральные служащие

OF-306

OF-306, Декларация о трудоустройстве на федеральном уровне, используется для определения вашего согласия на работу по федеральному и федеральному контракту и вашего статуса зачисления в государственную программу страхования жизни. Вас могут попросить заполнить эту форму в любое время в процессе приема на работу.Следуйте инструкциям агентства. Если вас выбрали, перед назначением вам будет предложено обновить свои ответы в этой форме и на других материалах, представленных в процессе подачи заявки, а затем повторно подтвердить, что ваши ответы верны.

SF-50

SF-50 — это постоянная запись в вашей официальной папке персонала, которая документирует и сообщает обо всех действиях персонала (за исключением массового переноса и массовых изменений). Это обязательная форма уведомления для присоединения, преобразования и разделения, а также для исправлений и отмены этих действий.В нем также содержится подробная информация о вашей серии, оценке и доказывается, что вы работали там, где, как вы сказали, работали, а также когда и сколько вам платили. Все нынешние и бывшие федеральные служащие имеют SF-50. Узнайте, как получить копию SF-50.

Ветераны

DD-214

DD-214, «Свидетельство об освобождении от действительной военной службы», выдается военнослужащим после увольнения с действительной службы. Содержит информацию о сроках службы и увольнения ветерана.Большинство ветеранов и их ближайшие родственники могут получить бесплатные копии своей формы DD 214 «Отчет о разлучении» и другие военные и медицинские записи через Службу учета ветеранов Национального архива.

SF-15

SF-15 «Заявление на получение 10-балльной льготы ветеранов» используется федеральными агентствами и следственными отделениями OPM для рассмотрения заявлений отдельных лиц о предпочтении ветеранов.

Дополнительные ресурсы

Должностные инструкции

Должностные инструкции

Должностные инструкции обычно необходимы для управления людьми в организациях.

Должностные инструкции необходимы для приема на работу, чтобы вы и кандидаты могли понять свою должность. Должностные инструкции необходимы большинству людей на работе.

Описание должности определяет роль и ответственность человека. Без описания должности человеку, как правило, очень трудно правильно взять на себя роль или нести ответственность за нее. Особенно это касается крупных организаций.

Как сотрудник, у вас может быть возможность взять на себя ответственность за описание своей должности.Это замечательно, поскольку позволяет уточнить ожидания работодателя и начальника.

Процесс написания должностных инструкций на самом деле довольно прост и понятен. Многие люди склонны начинать со списка из 20-30 задач. Это нормально, но это требует уточнения до гораздо меньшего количества баллов — около 8–12 — это идеальный вариант.

В небольших организациях обычно требуется, чтобы персонал и менеджеры выполняли более широкий или более смешанный круг обязанностей, чем в более крупных организациях. Например, роль «офис-менеджера» может включать в себя финансовые, кадровые, складские, календарные и другие обязанности.Поэтому в небольших организациях должностные инструкции могут обязательно содержать большее количество перечисленных обязанностей, возможно, 15–16. Однако при любых обстоятельствах количество обязанностей не должно превышать , или описание должности становится громоздким и неэффективным.

Любая должностная инструкция, содержащая 20-30 задач, на самом деле больше похожа на часть руководства по эксплуатации, которая служит другой цели.

Должностные инструкции должны ссылаться на на руководство по эксплуатации или на «согласованные процедуры», а не включать подробные сведения о задачах в должностные инструкции.Если вы включите детали задачи в описание должности, вам нужно будет изменить это когда детали задачи меняются, как это часто бывает. Что бы вы предпочли изменить: 100 должностных инструкций или одно руководство по эксплуатации?

Точно так же не следует включать подробные сведения о процедурах охраны труда и техники безопасности в описание должности. Вместо этого поместите их в руководство по охране труда и технике безопасности, а затем просто сделайте ссылку на это в описании должности. Опять же, когда ваша процедура здоровья и безопасности изменения, вы бы предпочли изменить 100 должностных инструкций или только одно руководство по охране труда?

Полезный процесс для уточнения и написания должностных инструкций по меньшему количеству пунктов и («обязанности», а не «индивидуальные задачи») состоит в том, чтобы сгруппировать множество отдельных задач в основные области ответственности, такие как приведенный ниже список (не все будет применяться к любой отдельной роли). Жирным шрифтом показано, что эти области ответственности обычно присутствуют в большинстве описаний должностей:

Жирный шрифт указывает, что эти области ответственности обычно присутствуют в большинстве описаний должностей:

• Общение (в отношении кого, что, как — и это применимо ко всем ниже)
• Планирование и организация (чего ..)
• Управление информацией или общая административная поддержка (что ..)
• Мониторинг и отчетность (чего..)
• Оценка и принятие решений (из чего ..)
• Финансовое планирование и контроль (чего ..)
• Производство вещей (что ..)
• Обслуживание / ремонт вещей (что ..)
• Контроль качества (для производственных ролей обычно отдельная ответственность; в противном случае это обычно включается в другие соответствующие обязанности) (из чего ..)
• Здоровье и безопасность (обычно один и тот же балл для всех должностных инструкций данного уровня персонала)
• Использование оборудования и систем (что. .)
• Создание и развитие вещей (что ..)
• Саморазвитие (как правило, один и тот же балл для всех должностных инструкций данного уровня персонала)

Плюс любые обязанности по отношению к другому персоналу, если применимо, обычно:

• Набор (сотрудников, подчиняющихся прямому подчинению)
• Оценка (сотрудники прямого подчинения)
• Обучение (персонал прямого подчинения)
• Управляющий (сотрудники прямого подчинения)

Руководящие должности будут включать больше исполнительных аспектов:

• Разработка политики
• Обязанность проявлять заботу и корпоративная ответственность
• Формулировка направления и стратегии

Вы обнаружите, что можете сгруппировать большинство задач в вашем (изначально очень длинном) списке в список с гораздо меньшим количеством широких (но все же конкретных) обязанностей в соответствии с приведенными выше примерами типичных сфер деятельности по описанию должности.

Очевидно, что уровень полномочий влияет на степень ответственности в должностных инструкциях за определение стратегии, принятие решений, управление другими людьми, а также за исполнительные роли, определение направления, политики и обеспечение корпоративной эффективности.

По возможности, отсылайте детали стандартов и процессов к своему «руководству по эксплуатации», «согласованным процедурам» или «согласованным стандартам», вместо того, чтобы позволять описанию должностных обязанностей стать своего рода руководством по эксплуатации. Если ваш начальник или работодатель просит вы подробно описываете свои задачи в должностной инструкции, поощряйте его / ее / организацию включить этот уровень детализации в оперативное руководство — это сэкономит много времени.

Написание или переписывание описания должности — это хорошая возможность сформулировать роль так, как вы хотите, а также отразить ее текущее состояние, поэтому постарайтесь мыслить вне обычного образа мышления, и если это трудно найти мнение кого-то, кто менее близок к вещам.

Важность

Должностные инструкции улучшают способность организации управлять людьми и ролями следующими способами:

• Разъясняет ожидания работодателя в отношении сотрудника
• Обеспечивает основу для измерения производительности труда
• Дает четкое описание ролей для кандидатов на вакансию
• Обеспечивает структуру и дисциплину для компании, чтобы понимать и структурировать все рабочие места и гарантировать, что необходимые действия, обязанности и ответственность выполняются той или иной работой
• Обеспечивает непрерывность параметров ролей независимо от интерпретации менеджера
• Обеспечивает справедливую и логичную структуру систем оплаты и оценок
• Предотвращает произвольную интерпретацию содержания ролей и ограничение со стороны сотрудника, работодателя и менеджера
• Важный справочник по спорам между работником и работодателем
• Важный справочник по дисциплинарным вопросам
• Обеспечивает важные ориентиры для обучения и развития областей
• Обеспечивает нейтральные и объективные (в отличие от субъективных или произвольных) ориентиров для оценок, обзоров результатов деятельности и консультирования.
• Позволяет формулировать требования к набору навыков и поведению для каждой роли
• Позволяет организации структурировать и управлять ролями единообразно, тем самым повышая эффективность и результативность найма, обучения и развития, организационной структуры, рабочего процесса и деятельности, обслуживания клиентов и т. Д.
• Позволяет сотрудникам и руководителям воспринимать фактические данные (в отличие от инстинктов) при карьерном росте и планировании преемственности

(Список не является исчерпывающим)

Здесь вы найдете структуру и шаблон должностных инструкций, а также образцы различных должностных инструкций.Также шаблон и образец «профиля человека», необходимые при приеме на работу.

Будьте очень осторожны и соблюдайте соответствующий закон о занятости и дискриминации при составлении должностных инструкций, объявлений о вакансиях и личных профилей. В Великобритании это означает, что вы не должны указывать предпочтения в зависимости от пола, расы, вероисповедания, религии или физического состояния. способность. Если вы обнаружите, что пишете описание должности с предвзятостью в какой-либо из этих областей, вы должны спросить себя, почему, поскольку ничто не может быть оправдано.

В Великобритании директора компаний несут личную ответственность за деятельность своих организаций помимо своих функциональных обязанностей, и, возможно, эта ответственность должна быть каким-то образом включена в должностные инструкции директора. Ясность жизненно важна. Люди и работодатели должны иметь четкое взаимное согласие относительно ожиданий от работы, и описание должности является ключевым инструментом, с помощью которого это достигается.

При этом должностные инструкции не являются инструкциями по эксплуатации. Я повторяю, что описания обязанностей должны быть краткими и не содержать подробных инструкций по эксплуатации или обработке. При необходимости обратитесь к этой фразе, например, «в соответствии с процедурами компании» или «согласно руководству по эксплуатации / технике безопасности» и т. д.Ссылаясь, а не на конкретные операционные стандарты или процессы, избавляетесь от головной боли, связанной с обновлением всех должностных инструкций при изменении процедур.

Шаблон описания должности

• Должность
• Базируется в (Подразделение, Раздел — если применимо)
• Должность подчиняется (должность линейного менеджера, местонахождение и функциональный менеджер, местонахождение, если матричная структура управления)
• Краткое описание цели работы (в идеале — одно предложение)
• Основные обязанности и ответственность (или «Обязанности».8-15 пронумерованных баллов)
• Размеры / Территория / Объем / Показатели масштаба (области, на которые распространяется ответственность, и масштаб ответственности — персонал, клиенты, территория, продукция, оборудование, помещения и т. Д.)
• Дата и другие соответствующие внутренние ссылки

Для описания должностей старшего звена полезно разбить ключевые обязанности на разделы, охватывающие функциональную, управленческую и организационную области.

Самая трудная часть — это раздел «Ключевые обязанности и ответственность».В крупных организациях есть общие версии для наиболее распространенных организационных ролей, поэтому не изобретайте велосипед заново, если что-то подходящее уже существует. Если вам нужно создать составив описание должности с нуля, используйте этот метод для создания 8-15 обязанностей:

1. Запишите совершенно случайным образом все аспекты работы.
2. Подумайте о: процессах, планировании, выполнении, мониторинге, отчетности, коммуникации, управлении людьми / ресурсами / действиями / деньгами / информацией / входами / выходами / коммуникациями / временем.
3. Затем объедините и превратите случайный набор идей в набор ключевых обязанностей (для младшей должности не требуется больше 8. Старшей может потребоваться 15).
4. Расположите их примерно в порядке важности.
5. Попросите кого-нибудь, кто знает или хорошо выполнил работу, проверить ваш список и внести соответствующие поправки.
6. Еще раз проверьте, что все в списке действительно важно и достижимо.

Не ставьте цели в должностные инструкции. Мишени — это подвижный выход, которым вам нужно гибко управлять.

Не включайте в описание должности «должен достичь цели продаж». Это чистый результат и не описывает работу. В должностной инструкции должны быть описаны действия, необходимые для достижения цели.

Не иметь в качестве одной из ключевых обязанностей «И все остальное, что хочет менеджер». Это несправедливо, и никто никогда не несет ответственности за подобные вещи.

Описание должности Пример

Пример 1 — SNP Co Ltd

Должность : Руководитель отдела продаж и маркетинга

Подотчетен: Директору по продажам и маркетингу, Newtown.

Базируется по адресу: Sparkly New Products Co Ltd, Technology House, Newtown.

Назначение работы :

Планирование и осуществление прямого маркетинга и продаж, с тем чтобы поддерживать и развивать продажи оборудования SNP ABC крупным клиентам и специалистам в Великобритании в соответствии с согласованными бизнес-планами.

Основные обязанности и ответственность:

1. Ведение и развитие компьютеризированной базы данных клиентов и потенциальных клиентов.
2. Планировать и проводить мероприятия прямого маркетинга (в основном прямую почтовую рассылку) в соответствии с согласованными бюджетами, объемами продаж, стоимостью, ассортиментом продукции и сроками.
3. Разрабатывать идеи и создавать предложения для прямой почтовой рассылки и маркетинга для крупных клиентов по основным секторам рынка и по продуктам SNP ABC.
4. Отвечайте на запросы о продажах и следите за ними по почте, телефону и при личных визитах.
5. Поддерживайте и развивайте существующих и новых клиентов с помощью запланированной индивидуальной поддержки клиентов и связи с внутренним персоналом, занимающимся обработкой заказов.
6. Мониторинг и отчетность о деятельности и предоставление соответствующей управленческой информации.
7. Проведение маркетинговых исследований, опросов конкурентов и клиентов.
8. Поддерживать и составлять отчеты о пригодности оборудования и программного обеспечения для целей прямого маркетинга и отчетности по продажам.
9. Поддерживает связь и посещает встречи с другими подразделениями компании, необходимые для выполнения обязанностей и содействия бизнесу и организационному развитию.
10. Управляет деятельностью внешнего маркетингового агентства по телемаркетингу и исследованиям.
11. Посещать обучение и развивать соответствующие знания и навыки.

Индикаторы масштаба и территории:

Основной ассортимент из четырех машин ABC ценовой диапазон от 50 до 250 фунтов стерлингов. Целевые секторы: Все крупные многопрофильные организации, в которых работает более 1000 сотрудников. База проспектов c.10 000 головных офисов крупных организаций. Клиентская база около 150 крупных организаций. Типичная стоимость счета 20-50 тысяч фунтов стерлингов в год. Общая личная выручка потенциально составляет 4 фунта стерлингов. 5м. Территория: Великобритания.

(дата и справка)

Более подробное описание должностных обязанностей, типичные обязанности перечислены внизу этой страницы.

Если вы нанимаете на работу, важно составить профиль человека, который поможет с формулировкой объявления о вакансии; психометрическое профилирование; составление коротких списков; баллы для оценки; и окончательный отбор.

Шаблон профиля человека

• Личность
• Личное положение
• Специальные рабочие навыки
• Навыки работы с компьютером
• Грамотность и счет
• Коммерческие навыки
• Управленческие способности

Пример показан здесь для роли выше:

Образец профиля человека

Профиль человека — руководитель отдела продаж и маркетинга

Личность: Самостоятельная, ориентированная на результат с позитивным прогнозом и ясным ориентируйтесь на высокое качество и прибыль от бизнеса. Прирожденный планировщик, критически оценивающий собственные результаты. Зрелые, надежные и удобные в работе с руководителями крупных компаний. Надежный, терпимый и решительный. Эмпатический коммуникатор, способный видеть вещи с точки зрения другого человека. Красиво оформлено и по-деловому. Достаточно мобильный и гибкий, чтобы путешествовать до нескольких дней месяц в Великобритании. Стремится к новому опыту, ответственности и ответственности. Способен ладить с другими и быть командным игроком.

Личное положение: Должен быть зрелым и надежным внутри страны. Возможность проводить одну или две ночи вне дома в месяц, не нарушая домашней обстановки. Возможность надежно добраться до офисной базы. Способен работать сверхурочно в случаях, когда обязательный. Может быть, испытывает финансовые затруднения, но не в отчаянии или в серьезных долгах. Должны быть чистые или почти чистые водительские права.

Конкретные профессиональные навыки: Способность общаться и мотивировать с помощью письменных средств массовой информации. Понимает принципы рентабельности маркетинга и рекламы, включая таргетинг на сектор рынка, разработку продуктового предложения, функции-преимущества-решения. продажи, цена за ответ, цена за конверсию и т. д.Ценит необходимость согласованности в брендинге компании и маркетинге, особенно в PR и Интернете. Полезен опыт управления деятельностью маркетингового агентства.

Навыки работы с компьютером: Должен быть опытным в использовании MS Office 2000 или более поздней версии, особенно Excel и Word, а в идеале Access или аналогичной базы данных для базового уровня, Интернета и электронной почты.

Грамотность и умение считать: Способен понимать расчеты прибылей и убытков и основные финансовые операции, например, проценты и расчеты валовой прибыли, амортизацию, капитальные и выручки, денежные потоки, накладные расходы и т. Д.Должно быть очень грамотный автор деловых писем, цитат и предложений.

Навыки бизнеса и продаж : Должен быть отличным собеседником для общения лицом к лицу и по телефону. Способен продемонстрировать успех и опыт управления крупными клиентами и крупными контрактами или даже бизнесом, особенно в достижении подлинного отдел продаж. Идеальным опытом были бы службы поддержки бизнеса; опыт уборки в туалетных комнатах и ​​подрядных организациях был бы особенно полезен.Также будет полезен опыт проведения тендеров.

Управленческие способности: Хотя внутреннее управление персоналом изначально не является частью работы, ответственность и возможности могут расти по мере развития бизнеса, например, перспектива набора и управления вспомогательными продажами по телефону персонал. Некоторые навыки управления людьми, опыт и природные способности будут полезны.

Создание, представление и согласование описаний

Есть несколько способов удовлетворить потребность в новых или обновленных описаниях должностей в организации или отделе, и эти методы также могут дать некоторые другие полезные преимущества.Метод мастерской особенно эффективен и экономит время.

Мастерская (см. Разделы мастерские и мозговой штурм) — люди проводят мозговой штурм и составляют описания должностей парами или тройками — обмениваются идеями, согласовываются лучшие форматы, и высшее руководство может участвовать, направлять и одобрять. Этот процесс создания или пересмотра должностных инструкций также очень хорош для создание чувства сопричастности к ответственности и ответственности, а также для прояснения взаимопонимания и ожиданий.

Каскадируйте базовый пустой шаблон по персоналу, прося каждого сотрудника составить проект того, что, по их мнению, является собственным JD, и чтобы каждый человек предварительно согласовал / изменил JD со своим линейным начальником. Эти черновики затем возвращаются в центр для проверки, корректировка и перевыпуск. Также способствует полезному обсуждению и разъяснению ожиданий между сотрудниками и их непосредственными руководителями.

Проект предварительных общих форматов в центре — затем каскадирование через персонал через линейных руководителей для комментариев / согласования между сотрудниками и линейными руководителями.

Общие моменты по созданию или обновлению описаний должностей:

Если у вас несколько схожих должностных функций, постарайтесь ограничить основные типы описания должностей как можно меньшим количеством. Отразите различия в должностях в уровнях полномочий, стажах, масштабах и т. Д. В разделе параметров основного описания должности.

Поощряйте линейных менеджеров проводить собственные семинары для достижения общих лучших идей и достижения консенсуса.

Ваша торговая ассоциация может помочь с некоторыми типичными образцами должностных инструкций.Также стоит спросить крупных партнеров / организаций-заказчиков, могут ли они показать вам описание своих аналогичных должностей, где у них есть аналогичные должности.

Ответственность директоров и корпорация

Возможно, существуют некоторые особые аспекты роли директора компании, которые должны быть отражены в должностных инструкциях помимо обычных функциональных обязанностей или должностных задач. Это не в последнюю очередь потому, что члены совета директоров несут личную ответственность за корпоративную деятельность. и поэтому вопросы этики, морали, законности, безопасности, обязанности проявлять осторожность и т. д., являются обязанностью всех директоров в дополнение к их обычным функциональным обязанностям.

То, как вы включаете эти аспекты в должностные инструкции директоров (а также логически и в их оценку), зависит от интерпретации и политики. Универсальная фраза — это вариант, например: «Выполнять обязанности директора компании. в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

И / или с растущим значением, например: «Поддерживать, защищать и продвигать ценности и философию организации, касающиеся, в частности, этики, добросовестности, корпоративной (социальной) ответственности,« добросовестной торговли »и т. Д., Как указано в … (независимо от организационной документ о ценностях и философских стандартах, который вы можете использовать).

Тем не менее, в нашу современную эпоху, организации все чаще нуждаются в уточнении того, что все это означает для директоров.

Большинство (если не все) крупных корпоративных скандалов последнего времени можно так или иначе объяснить тем, что директора пренебрегают или не осознают свои обязанности в некоторых из менее очевидных, но важных областей этики, добросовестности, морали и организационной деятельности. обязанность.Когда такие обязанности четко прописаны, а оценка действий директоров по отношению к ним сделана должным образом прозрачной, тогда организации гораздо менее подвержены рискам корпоративных скандалов, мошенничества и других бедствий.

Кроме того, сотрудники и клиенты все больше осознают и требуют от корпораций результатов деятельности в этих нефинансовых областях «человечества и планеты», а также повышения видимости корпоративной культуры и поведения за счет развития. современных коммуникаций и таких явлений, как ведение блогов, растет с каждым годом.

Корпоративных секретов уже мало — почти каждый имеет доступ почти ко всему. Скоро никаких корпоративных секретов не будет. Поэтому для всех организаций имеет смысл оценивать и улучшать свое положение в отношении корпоративных ответственность, прежде чем весь мир сделает это за них.

Обязанности директоров, их относительная важность и то, как они формируются в «нефункциональных» областях (этика, окружающая среда, люди, планета, сообщество и т. Д.), Естественно, отражают корпоративную философию соответствующей организации, и это механизм, с помощью которого могут быть сделаны изменения и улучшения.Другими словами, организация должна иметь четко сформулированную позицию (из которой проистекает культура и «дух» — философия — корпорации), которая четко объясняет относительный приоритет. в рамках организационных целей ответственность перед персоналом, клиентами, акционерами, сообществом, окружающей средой и т. д., а также значение морали и этики в рамках организационного этоса. Эти критически важные нефункциональные обязанности «человечества и планеты» проистекают из философии высшего руководства организации, а не отдела по связям с общественностью.

Корпоративная ответственность (или любое другое описание, которое вы хотите использовать) — сложная и подвижная тема, окруженная множеством споров, характеризующихся различными сходящимися точками зрения, в частности, «Тройной нижней границей» (Планета прибыльных людей), этикой и честностью КСО (корпоративная социальная ответственность — все чаще сокращается до корпоративной ответственности), устойчивость, справедливая торговля и т. Д.

Интерпретация всего этого и создание работоспособной платформы для всего этого в организации является обязанностью генерального директора (или его эквивалента).В институциональной некоммерческой организации попечители или управляющие в конечном итоге будут нести банку за любые серьезные неудачи. В клубе это будут члены комитета. Деньги всегда где-то останавливаются, и если они с вами, убедитесь, что ваши обязанности и полномочия адекватно отражают вашу подотчетность.

В обычных корпорациях, ориентированных на прибыль, ответственность лежит на директорах, поэтому в должностных инструкциях директоров эти обязанности должны быть прописаны — в той степени, в какой организация (обычно генеральный директор) сочтет это целесообразным.

Менеджерам среднего звена, пытающимся разобраться во всем этом и интересующимся, как применить это к своему стратегическому планированию и принятию решений, будет сложно заполнить вакуум в этой области, который существует, что часто бывает.

«Корпоративная философия» по умолчанию, как правило, сводится к одной только прибыли, без подлинной ссылки на гуманитарные и планетарные вопросы, что в конечном итоге является рецептом катастрофы. Чем крупнее корпорация и ее потенциальные обязательства, тем сильнее катастрофа. когда и если это произойдет.Химическая промышленность, здравоохранение, транспорт, автомобилестроение, фармацевтика, финансовые услуги, продукты питания и напитки, потребительские технологии и табачные изделия — очевидные примеры отраслей с высокой степенью ответственности, каждая из которых производила ряд крупных корпоративных фиаско за последние годы, и они не будут последними.

Директора (и, следовательно, менеджеры и весь другой персонал) нуждаются в более широкой и более тонкой системе координат, чем просто прибыль, чтобы дать им возможность и побудить их планировать, направлять, управлять и действовать более инклюзивным и философски приемлемым образом, чем просто быть сосредоточены на прибыли или затратах.

Доходность для акционеров (или финансовые результаты), конечно, жизненно важна, но она никогда не должна быть единственной целью.

Что касается более простых вопросов (безопасность, закон и т. Д.), В Великобритании различные органы могут помочь в определении традиционных обязанностей директора. Институт директоров разрабатывает конкретные руководящие принципы ответственности директоров (www.iod.com). Другие возможные источники информации с разных точек зрения: ACAS — Служба консультирования, примирения и арбитража (www.acas.co.uk), правительственные ведомства / агентства и их веб-сайты (например, www.gov.uk). Я упоминаю об этом, потому что они обеспечивают определенную уровень консультации бесплатно. Если вы новичок в работе с персоналом или персоналом, проверьте, имеет ли ваша организация (или, например, ваша материнская компания) корпоративное членство в IOD, CIPD и т. Д., Или пользуется ли она услугами специалиста по консультированию по вопросам трудоустройства. Вам понадобится помощь в интерпретации подходящего ответа на эти новые вызовы, как в том, чтобы убедить старших руководителей в том, что это важные проблемы, а не просто пиар или преходящая тенденция, так и в формулировании практического и актуального подхода к их решению. все это.

Что касается корпоративной ответственности в более широком смысле (люди, планета, этика и т. Д.), Стандарты и техническое задание все еще изменчивы — трудно измерить пользу от этих вещей, поэтому они долго принимаются а также принято (например, отмена рабства, голосование за женщин и т. д.). Но это не значит, что вы не можете взять на себя инициативу и сформулировать свои собственные стандарты. Организации, которые стремятся внедрить этические и гуманитарные стандарты и практики, будут все больше быть поставщиками и работодателями для всех здравомыслящих людей.

Организации, которые не решают эти жизненно важные вопросы этики, гуманности, социальной и экологической ответственности и т. Д., И которые не отражают эту ответственность в рамках обязанностей директора (и, следовательно, всех других сотрудников), берут на себя некоторые большие риски, тогда как организации, которые принимают и принимают эти ценности «высшего порядка», почти неизбежно создадут для себя более устойчивое будущее.

Типичные примеры описания должностей

Вот некоторые типичные должностные обязанности для других ролей.Обратите внимание, что эти списки обязанностей не являются полными описаниями должностей, вам необходимо добавить / уточнить обязанности, чтобы отразить ситуацию в вашей организации, и затем добавьте другие элементы описания должности, подробно описанные выше, то есть «отчеты для», «на основе», «цель работы» и индикаторы масштаба.

Я всегда настоятельно рекомендую создавать свои собственные описания должностей, поскольку вам необходимо иметь что-то, что должным образом соответствует вашим требованиям. Названия должностей ужасно расплывчаты — особенно роли, связанные с обслуживанием клиентов, и любые роли с интерфейсами между организация и / или внешний вид — функции и описания означают разные вещи для разных компаний, и очень легко сделать неверные предположения, используя чужие стандарты.Начните с того, что подумайте о том, что на самом деле вы хотите, чтобы эта роль делать для вашей организации, а не то, что эта роль может сделать для других компаний.

Администратор / менеджер по импорту и экспорту

Должность менеджера по импорту / экспорту или администратора потенциально обширна и охватывает широкий круг обязанностей. Кроме того, должностные инструкции менеджера / администратора по импорту / экспорту значительно различаются в зависимости от страны, местных законов и процедур в области импорта / экспорта, и роль, требуемая внутри организации, в которой роль может быть сосредоточена на любом или всех из следующих аспектов: продажи, закупки и закупки, финансы, юридические вопросы, администрирование.

Здесь слишком много обязанностей для одной должностной инструкции; выберите обязанности из приведенных ниже примеров, чтобы составить описание должности, соответствующее вашей ситуации.

1. Управлять перемещением продуктов / оборудования / материалов в и / или из страны в соответствии с политикой и процедурами организации, а также в соответствии с соответствующими местными, национальными и международными законами и процедурами.
2. Управляйте необходимой документацией и онлайн-формами для эффективного, экономичного и законного выполнения всех операций по импорту / экспорту.
3. Сохранять и при необходимости делиться с коллегами личными знаниями обо всех соответствующих законах и процедурах импорта / экспорта; тарифы и пошлины; лицензии и ограничения.
4. Управлять финансовыми и валютными процессами и транзакциями в соответствии с политикой и законодательством, а также оптимизировать рентабельность деятельности.
5. Взаимодействовать с экспортными и импортными и соответствующими органами, а также с клиентами и поставщиками на всех соответствующих территориях и странах по мере необходимости для обеспечения эффективных, позитивных и законных отношений, поддержки и деятельности.
6. Предвидеть, исследовать и сообщать о будущих изменениях в законах об импорте / экспорте и соответствующих местных практиках, а также обеспечивать, чтобы эти знания учитывались при планировании собственной стратегии, ресурсов и процедур департамента.
7. Планирование и реализация стратегии и деятельности по импорту / экспорту в соответствии с общими целями и требованиями организации.
8. Управлять всем персоналом, подчиняющимся должности, чтобы эффективно нанимать, обучать, оценивать, мотивировать, делегировать и контролировать их деятельность.
9. Поддерживает связь с другими отделами с целью налаживания и поддержания эффективной и актуальной экспортно-импортной деятельности и поддержки в отношении продаж, закупок, управления материальными потоками, производства и общих операционных функций организации.
10. Соблюдайте местные и внешние законы и правила в области охраны труда и техники безопасности.
11. Используйте личное суждение и инициативу для разработки эффективных и конструктивных решений проблем и препятствий в импортно-экспортной деятельности и процедурах.
12. Мониторинг, запись, анализ и составление отчетов о деятельности, тенденциях, результатах и ​​рекомендациях, касающихся деятельности по импорту / экспорту.
13. Управлять / поддерживать связь с деятельностью по контролю запасов, складированию и распределению, на которую влияет или зависит от операций по импорту / экспорту.
14. Управлять и поддерживать эффективные и законные положения о страховании, относящиеся к импортной / экспортной деятельности.
15. Поддерживать личные возможности и надлежащее использование всех соответствующих ИКТ (информационных и коммуникационных технологий) и других систем в рамках функции импорта / экспорта.
16. Своевременно и точно подготовить и предоставить соответствующую административную информацию, например: графики отгрузки; аккредитивы; Документы ЭКГД; механизмы кредитного контроля; лицензии; декларации; упаковочная, маршрутная, транспортная и транспортная документация.
17. Изучать, планировать и внедрять стратегически эффективные и актуальные методы транспортировки, которые оптимально отвечают потребностям организации, ее поставщиков и клиентов.
18. Планируйте и управляйте зарубежными продажами через дистрибьюторов и другие соответствующие точки продаж.
19. Планируйте и управляйте эффективным и необходимым преобразованием веса, размеров, значений и интерпретаций стандартов качества между системами и территориями импорта и экспорта.
20. Управление вопросами и деятельностью по переводу языков и коммуникаций по мере необходимости для обеспечения эффективных отношений, распределения и интеграции импортируемых / экспортируемых материалов, продуктов, оборудования в цепочку поставок импортера и экспортера, (для пример инструкций по обращению, руководств по эксплуатации, обучения работе с продуктом и т. д.).
21. Заключать контракты на продажу / закупку и управлять продлением, пересматривать контракты по мере необходимости, чтобы обеспечить эффективную торговлю, операции и отношения между клиентами и поставщиками.

Менеджер по развитию бизнеса / Исполнительный директор / Директор

Должность «Развитие бизнеса» может означать разные вещи. Некоторые организации называют работу по продажам и управлению учетными записями «развитием бизнеса», и в этом случае см. Описание должности менеджера по работе с клиентами ниже.

Описание работы по развитию бизнеса — и особенно степень стратегической и административной ответственности — зависит от того, кому подчиняется эта роль, а также от масштаба и сложности «бизнеса» (рынки, продукты / услуги, территория и т. развитый.Это пример типичных обязанностей старшего руководителя по развитию бизнеса или директора по развитию бизнеса:

1. Исследование рынка и технологий
2. Формулировка стратегии
3. Анализ и развитие каналов сбыта
4. Планирование и управление разработкой нового продукта
5. Передача технологий, лицензирование, оценка и развитие партнерских отношений
6. Маркетинг, реклама и планирование продвижения
7. Планирование и развитие сбытовой организации
8. Развитие импорта / экспорта
9. Бизнес-планирование
10. Запуск и внедрение
11. Если на должности по развитию бизнеса есть сотрудники, непосредственно подчиняющиеся, то вышеупомянутое будет, как правило, управляться через других, и роль будет включать в себя управление людьми, найм, мотивацию, обучение и развитие персонала.
12. Надлежащее администрирование, составление бюджета, мониторинг, отчетность, связь и связь.
13. Соблюдение правил техники безопасности и охраны труда
14. Саморазвитие и постоянное развитие личности
15. (Для официального директора) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер по работе с клиентами / продавец

Работа менеджера по работе с клиентами или продавца может иметь много вариантов. Это типичные обязанности современного продавца в офисе или на местах.Этот список, вероятно, слишком длинный для обычного описания должности — он включает аналогичные варианты индивидуальных обязанности, которые вы можете выбрать по мере необходимости.

1. Планируйте и расставляйте приоритеты в личных продажах и контактах с клиентами / потенциальными клиентами для достижения согласованных бизнес-целей, включая затраты и продажи, особенно управление личным временем и производительностью.
2. Планирование и управление личным бизнес-портфелем / территорией / бизнесом в соответствии с согласованной стратегией развития рынка.
3. Управляйте сочетанием продуктов и услуг, ценообразованием и прибылью в соответствии с согласованными целями.
4. Поддерживать и развивать существующих и новых клиентов с помощью соответствующих предложений и этических методов продаж, а также соответствующих внутренних связей, чтобы оптимизировать качество обслуживания, рост бизнеса, клиентов и удовлетворенность.
5. Используйте инструменты и системы для работы с клиентами и потенциальными клиентами и обновляйте соответствующую информацию, хранящуюся в этих системах.
6. Планировать / осуществлять / поддерживать местные маркетинговые мероприятия в соответствии с согласованными бюджетами и сроками, а также объединять личные продажи с другими организованными маркетинговыми мероприятиями, e.g., запуск продуктов, рекламные акции, реклама, выставки и телемаркетинг.
7. Отвечайте на запросы о продажах и следите за ними, используя соответствующие методы.
8. Мониторинг и отчетность по рынку и деятельности конкурентов, а также предоставление соответствующих отчетов и информации.
9. Записывать, анализировать, составлять отчеты и управлять в соответствии с системами и требованиями.
10. Общайтесь, поддерживайте связь и ведите внутренние и внешние переговоры, используя соответствующие методы, чтобы способствовать развитию прибыльного бизнеса и устойчивых отношений.
11. Посещать и присутствовать на внешних встречах с клиентами и внутренних встречах с другими сотрудниками компании, необходимыми для выполнения обязанностей и содействия развитию бизнеса.
12. Посещайте обучение и развивайте соответствующие знания, методы и навыки.
13. Соблюдайте политику охраны труда и техники безопасности, а также другие требования, касающиеся ухода за оборудованием.

Помощник по административным вопросам

Описание должности помощника по административным вопросам зависит от должности и организации. Используйте этот план как основу для создания описания должности, которое соответствует вашей ситуации.

1. Печатайте и обрабатывайте различные документы и электронную информацию.
2. Создавайте финансовые и статистические инструменты и отчеты с помощью электронных таблиц.
3. Управляйте, систематизируйте и обновляйте соответствующие данные с помощью приложений баз данных.
4. Обмениваться информацией и предоставлять информацию соответствующими методами как внутри компании, так и за ее пределами, чтобы помочь и обеспечить организационные операции и эффективное обслуживание соединяющихся групп.
5. Анализировать и интерпретировать финансовую статистику и другие данные и составлять соответствующие отчеты.
6. Интерпретировать инструкции и возникающие проблемы, а затем выполнить действия в соответствии с административными политиками и процедурами.
7. Исследуйте и исследуйте информацию, чтобы другие могли принимать стратегические решения.
8. Устраивайте и участвуйте в собраниях, конференциях и мероприятиях проектной группы.
9. Утверждать решения, запросы, расходы и рекомендации от имени старших сотрудников в их отсутствие в соответствии с согласованными руководящими принципами и политиками.
10. Придерживаться заявленных политик и процедур, касающихся здоровья и безопасности, а также управления качеством.
11. Придерживаться процедур, относящихся к правильному использованию и уходу за оборудованием и материалами, за которые ответственность несет ответственность.

Оператор / приемщик коммутатора

Схема цели работы (пример): Основная задача оператора коммутатора — быстро ответить на многолинейный коммутатор (в идеале в течение 3 циклов звонка) и без задержки направить вызовы по назначению.Приветствуем клиентов, отвечаем на вопросы, объявление о звонках или указание направления — второстепенные задачи. Ключ к этой роли заключается в том, чтобы всегда обеспечивать основную цель и, по возможности, достигать второстепенных целей, но всегда таким образом, чтобы это положительно влияло на клиента восприятие или опыт звонка / посещения. Общие обязанности:

1. Отвечайте на большое количество звонков и быстро отвечайте в соответствии с согласованными стандартами.
2. При необходимости записывать информацию о полученных звонках и вести подробные и точные записи.
3. Постоянно вести и обновлять, используя местные знания и местные средства, журнал доступности сотрудников, которые могут принимать входящие звонки.
4. Храните данные и выполняйте другие рутинные канцелярские задачи по назначению и для других отделов по мере необходимости.
5. Заказывайте и обслуживайте соответствующие канцелярские принадлежности для эффективного выполнения личных обязанностей.
6. Управляет множеством стандартных офисных машин, включая персональный компьютер и различное компьютерное программное обеспечение, телефон, факс, калькулятор, измельчитель и копировальный аппарат.
7. Устно и письменно общаться и поддерживать связь между клиентами / поставщиками / посетителями / запрашивающими и соответствующим персоналом, а также четко и эффективно интерпретировать и отвечать на устные запросы по телефону или лично, а также на устные или письменные инструкции.
8. Установите и поддерживайте эффективные рабочие отношения с коллегами, руководителями и широкой общественностью.
9. Выполнять обязанности по стойке регистрации эффективно, профессионально и вежливо.
10. Поддерживать регулярное постоянное и профессиональное присутствие, пунктуальность, внешний вид и соблюдение соответствующих процедур по охране здоровья и безопасности.
11. Стремиться к личному развитию навыков и знаний, необходимых для эффективного выполнения роли.

(будка Ack T)

Менеджер / директор по охране труда и технике безопасности

Скорректируйте и уточните эти основные обязанности в отношении функции охраны труда и техники безопасности, чтобы они соответствовали контексту вашей организации и полномочиям должности. Эти обязанности обычно отражают обязанности директора и поэтому нуждаются в более конкретных обязанности по формированию должностной инструкции соответствующего менеджера по охране труда и техники безопасности, соответствующей вашей ситуации.

Установление, управление и мониторинг стандартов, процессов, коммуникаций, обучения и систем для обеспечения:

1. Наличие и осведомленность о подходящей и актуальной политике в области здоровья и безопасности.
2. Безопасное рабочее место без риска для здоровья.
3. Безопасные установки и оборудование, а также безопасное перемещение, хранение и использование предметов и веществ.
4. Надлежащее предоставление средств первой помощи и социального обеспечения и поддержки.
5. Предоставление подходящей и актуальной информации и надзор в отношении политики и практики в области здоровья и безопасности.
6. Надлежащая и своевременная оценка рисков для здоровья и безопасности, а также реализация мер и договоренностей, определенных как необходимые в результате оценок.
7. Предоставление аварийных процедур, средств первой помощи, знаков безопасности, соответствующей защитной одежды и оборудования, а также сообщения об инцидентах в соответствующие органы.
8. Связь по мере необходимости с другими организациями и соответствующими органами, а также помощь и сотрудничество в отношении аудитов и корректирующих действий.
9. Рабочее место удовлетворяет требованиям здоровья, безопасности и благополучия в отношении вентиляции, температуры, освещения, санитарных условий, помещений для умывания и отдыха.
10. Предотвращение и меры предосторожности против или адекватный контроль воздействия опасных веществ и опасностей от воспламеняющихся, взрывчатых, электрических, шумовых, радиационных и рисков ручного обращения.
11. Надзор и отчетность в отношении практик и систем в области охраны труда и техники безопасности.
12. Набор, отбор, управление и развитие персонала, непосредственно подчиняющегося здоровью и безопасности.
13. (Для официального директора) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер магазина или розничного / оптового магазина

Зависит от уровня коммерческих и управленческих полномочий и ответственности, но потенциально может включать следующие пункты:

1. Управлять и мотивировать персонал, нанимать персонал, обучать и развивать персонал, в соответствии с политики компании и трудового законодательства, а также обеспечить соблюдение соответствующих кадровых процедур (аттестация, дисциплина, рассмотрение жалоб и т. д.).
2. Планирование, прогноз, отчет о продажах, затратах и ​​эффективности бизнеса в соответствии с требованиями компании.
3. Планировать и реализовывать рекламную и рекламную стратегию и мероприятия.
4. Управляйте денежными средствами и платежными системами в соответствии с процедурами и политиками компании в любое время, уделяя первоочередное внимание безопасности персонала и клиентов.
5. Планировать и внедрять мерчандайзинг магазинов, планировку и поток клиентов, чтобы максимизировать продажи, удовлетворенность клиентов, внешний вид, имидж и эргономику для клиентов.
6. Управляйте продажами и обслуживанием клиентов, а также компетентностью персонала в этих областях, чтобы оптимизировать и поддерживать показатели продаж, прибыльность и удовлетворенность клиентов.
7. Управляйте расходами и накладными расходами, а также всеми факторами, влияющими на прибыльность работы магазина.
8. При необходимости поддерживать связь с внешними агентствами и властями (реклама, PR, набор, обучение, пожарные службы, полиция, местный совет, инспекторы по охране труда и т. Д.).
9. Взаимодействуйте с поставщиками, торговцами и другими партнерами и пользуйтесь их поддержкой по мере необходимости.
10. Управлять, поддерживать и составлять отчеты по всем товарным и нематериальным запасам.
11. Управляет содержанием и состоянием всего оборудования, фурнитуры и тканей в торговых помещениях.
12. Управляйте системами здравоохранения и безопасности, безопасности и экстренных ситуаций, возможностями, персоналом и осведомленностью клиентов в соответствии с политикой компании и соответствующим законодательством.
13. Ищите и постоянно расширяйте знания и информацию о деятельности, ценах и тактике конкурентов и сообщайте об этом соответствующим отделам Компании.
14. Управляйте и поддерживайте эффективность ИТ и других важных систем в магазине.
15. Посещайте собрания и при необходимости вносите свой вклад в разработку стратегии и политики компании.
16. Развивайте личные навыки и способности посредством непрерывного обучения, предоставляемого компанией или в другом месте с одобрения компании.

Менеджер по организационному развитию

1. Планировать, разрабатывать и внедрять стратегию организационного развития (охватывающую определенные области, имеющие отношение к структуре организации, рынку и т. Д.)
2. Создание и поддержание соответствующих систем для измерения необходимых аспектов деятельности организации
3. Отслеживать, оценивать и сообщать о планах и достижениях организационного развития в согласованных форматах и ​​временных рамках
4. Управление персоналом и развитие персонала, отвечающего за прямую отчетность
5. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
6. Поддерживать связь с другими руководителями подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты организационного развития и обеспечивать их полную информацию о целях, задачах и достижениях организационного развития
7. Поддерживать осведомленность и знания о современной теории и методах организационного развития и обеспечивать подходящую интерпретацию для директоров, менеджеров и сотрудников внутри организации
8. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции с требованиями организации в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, законодательными положениями, экологической политикой и общей обязанностью проявлять заботу

Инструктор / менеджер по обучению

1. Планируйте бюджеты отделов / функциональных тренингов, прогнозируйте затраты и делегируйте количество делегатов в соответствии с требованиями систем организационного планирования и бюджетирования.
2. Оценить соответствующие потребности в обучении сотрудников и организаций, проконсультировавшись с руководителями отделов, включая соответствующие методы оценки и системы измерения.
3. Будьте в курсе соответствующих уровней навыков и квалификации, необходимых персоналу для эффективной работы, и распространяйте требования и соответствующую информацию в организацию по мере необходимости.
4. Разрабатывать организационную стратегию и планы для удовлетворения потребностей в обучении и развитии, а также управлять обучением, измерением и последующими действиями по мере необходимости.
5. Разрабатывать учебные курсы и программы, необходимые для удовлетворения потребностей в обучении, или управлять этой деятельностью через внешних поставщиков.
6. Выявление, выбор и управление внешними органами по обучению и аккредитации, агентствами и поставщиками, необходимыми для проведения необходимого обучения в соответствии с соответствующими стандартами.
7. Организуйте учебные центры, логистику, транспорт, размещение по мере необходимости для обеспечения эффективного посещения и проведения тренингов.
8. Планируйте и проводите учебные курсы лично, если необходимо, чтобы дополнить те, которые проводятся внешними или внутренними организациями.
9. Организовать техническое обслуживание всего необходимого оборудования и материалов, связанных с эффективным проведением и измерением обучения.
10. Набор, управление и развитие персонала с прямой отчетностью (если применимо).
11. Убедитесь, что все учебные мероприятия и материалы соответствуют соответствующей организационной и законодательной политике, включая законы о здоровье и безопасности, занятости и равенстве.
12. При необходимости отслеживать и составлять отчеты о деятельности, затратах, производительности и т. Д.
13. Развивайте себя и постоянно поддерживайте знания в соответствующей области.

Менеджер по обучению и развитию

1. Планировать, разрабатывать и внедрять стратегию обучения и развития персонала, создавать и поддерживать соответствующие системы для измерения необходимых аспектов обучения и развития персонала
2. Мониторинг, оценка и отчетность по планам и достижениям в области обучения и развития персонала в согласованных форматах и ​​в установленные сроки
3. Управление персоналом и развитие персонала, отвечающего за прямую отчетность
4. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
5. Поддерживать связь с другими руководителями подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты и потребности обучения и развития персонала, а также обеспечивать их полную информацию о задачах, целях и достижениях обучения и повышения квалификации персонала
6. Поддерживать осведомленность и знания о современной теории и методах обучения и развития персонала и обеспечивать подходящую интерпретацию для директоров, менеджеров и сотрудников в рамках организации
7. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции с требованиями организации в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, законодательными положениями, экологической политикой и общей обязанностью проявлять заботу

Руководитель отдела кадров или директор

1. Планировать, разрабатывать и внедрять стратегию управления и развития персонала (включая политику / методы найма и отбора, дисциплину, жалобу, консультирование, оплату и условия, контракты, обучение и развитие, планирование преемственности, моральный дух и вопросы мотивации, культуры и отношения, служебной аттестации и управления качеством — добавьте другие, если необходимо)
2. Создание и поддержание соответствующих систем для измерения необходимых аспектов развития персонала
3. Мониторинг, оценка и отчетность по кадровым вопросам, возможностям, планам развития и достижениям в согласованных форматах и ​​временных рамках
4. Управление персоналом и развитие персонала, отвечающего за прямую отчетность
5. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
6. Поддерживать связь с другими руководителями подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты и потребности развития персонала, а также обеспечивать их полную информацию о задачах, целях и достижениях отдела кадров.
7. Поддерживать осведомленность и знания о современной теории и методах развития персонала и обеспечивать подходящую интерпретацию для директоров, менеджеров и сотрудников в организации
8. Участвовать в оценке и развитии кадровой стратегии и производительности в сотрудничестве с исполнительной командой
9. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции с требованиями организации в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, законодательными положениями, экологической политикой и общей обязанностью проявлять осторожность.
10. (Для официального директора) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Директор по продажам и маркетингу

Должность подчиняется генеральному директору / управляющему директору / генеральному директору. Цель этой роли — планировать и осуществлять продажи и маркетинговую деятельность для достижения целей компании по росту удержания и прибыльности, а также вносить свой вклад в качестве члена правления в исполнительное руководство компании.

1. Планировать и реализовывать маркетинговую стратегию, включая рекламу и PR.
2. Планирование и реализация продаж, удержания и развития клиентов.
3. Планируйте и управляйте продажами и маркетинговыми ресурсами в соответствии с согласованными бюджетами.
4. Участвовать в разработке политики и стратегии в качестве члена совета директоров.
5. Набор, управление, обучение и мотивация сотрудников, подчиняющихся прямой отчетности, в соответствии с процедурами, политикой компании и трудовым законодательством.
6. Поддерживать администрирование и соответствующие системы отчетности и планирования.
7. Управляйте соответствующей отчетностью управленческой и финансовой информации для отделов продаж и маркетинга.
8. Выбор и управление внешними агентствами.
9. Управление исследованиями и разработками, NPD и развитием нового бизнеса.
10. Поддерживать и развивать корпоративный имидж и репутацию, а также защищать и развивать бренды компании с помощью соответствующей PR-деятельности и управления интеллектуальной собственностью.
11. Планирование и управление внутренними коммуникациями и осведомленность о корпоративном направлении, миссии, целях и деятельности
12. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в… (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер по качеству / Директор

1. Разрабатывать и внедрять стратегию и планы управления качеством, включая ресурсы, системы, временные рамки, финансовые показатели, для поддержки, внесения вклада и интеграции в годовой бизнес-план и долгосрочную стратегию организации.
2. Разрабатывать и поддерживать системы для установления стандартов, относящихся к деятельности и продукции.
3. Разрабатывать и поддерживать системы для измерения производительности в соответствии с установленными стандартами.
4. Контролировать производительность (в соответствующих областях) в соответствии с согласованными стандартами и предпринимать необходимые действия для связи / консультирования / помощи в соответствии с уровнями производительности.
5. Мониторинг и информирование / информирование / применение стандартов, созданных / поддерживаемых внешними органами, и интеграция во внутренние системы управления качеством.
6. Разработать и внедрить необходимую коммуникационную стратегию для улучшения и осведомленности о проблемах качества во всех отделах.
7. Планировать и управлять деятельностью отдела в соответствии с согласованными бюджетами и сроками.
8. Отчитываться по мере необходимости об изменениях в стандартах (инициированных внутренними и внешними организациями) и о производительности по сравнению со стандартами.
9. Взаимодействовать и сотрудничать с органами управления качеством и стандартами (например, BSI, правительственными департаментами, HSE и т. Д.). Управлять персоналом в соответствии со стандартами компании (оценка, дисциплина, обучение, развитие и т. Д.).
10. Управляйте работой отдела в соответствии с согласованными целями и бюджетами, а также в рамках политик и стандартов.
11. Поддерживайте связь с клиентами и поставщиками, если это необходимо (если это влияет на качество / проблемы с качеством)
12. Вносить вклад в политику и стратегию исполнительной власти.
13. (Для официального директора) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Финансовый директор или главный финансовый директор

Обязанности и уровень полномочий этой роли зависят от того, чем является ваша компания и чего требует, и, если роль охватывает установленное законом администрирование и отчетность, элементы этой роли также зависят от корпоративного законодательства вашей страны ( отчетность, акционеры, налог, дивиденды и т. д.).

1. Бизнес и финансовая стратегия и планирование, мониторинг, управление и отчетность, включая управление и разработку политик, систем, процессов и задействованного персонала.
2. Отчетность и бухгалтерский учет в соответствии с требованиями законодательства, включая налогообложение, дивиденды, годовой отчет и бухгалтерскую отчетность.
3. Управление стратегией и взаимодействие с фондовым рынком, деловой прессой и сообществом бизнес-аналитиков.
4. Финансовое управление персоналом, мотивация, обучение, подбор и подбор персонала.
5. Участие в стратегическом планировании и развитии в качестве члена исполнительной группы и, возможно, ведение и распространение заметок и отчетов, отчетов для исполнительной и управленческой команды.
6. Другие области потенциальной ответственности: страхование компании, администрирование импорта / экспорта, лицензирование, контракты и соглашения, юридические области и виды деятельности, переговоры на корпоративном уровне (например, помещения, завод, торговля, приобретения и продажи, выбытия), отношения с основными поставщиками / клиентами / партнерами, отношения и стратегии с регулирующими органами, утверждения и аккредитации.
7. Может также включать обязанности ИТ, особенно если нет директора ИТ.
8. Может также включать экологические обязанности, если экологическая функция / менеджер подчиняется финансовому директору.
9. Может также включать обязанности по обеспечению качества, если функция / менеджер по обеспечению качества подчиняется финансовому директору.
10. Может также включать обязанности по охране труда и технике безопасности, если функция / менеджер по ОТ и ТБ подчиняется финансовому директору.
11. Также будет включать обязанности «Секретаря компании», если нет отдельного Co Sec (например, установленные законом обязанности по администрированию компании в зависимости от соответствующих требований законодательства).
12. (Для официального директора) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Главный операционный директор или операционный директор

1. Планировать, разрабатывать и внедрять стратегию оперативного управления и развития таким образом, чтобы соответствовать согласованным планам деятельности организации в рамках согласованных бюджетов и сроков (охватывающих соответствующие области деятельности — например, производство, распределение, администрирование , все, что входит в компетенцию в соответствии со структурой организации)
2. Создание и поддержание соответствующих систем для измерения необходимых аспектов оперативного управления и развития
3. Мониторинг, оценка и отчетность по операционным вопросам, возможностям, планам и достижениям в рамках согласованных форматов и сроков
4. Управление персоналом и развитие персонала, отвечающего за прямую отчетность
5. Управляет и контролирует расходы ведомства в рамках согласованного бюджета
6. Поддерживать связь с другими руководителями функциональных подразделений / подразделений, чтобы понимать все необходимые аспекты и потребности оперативного развития, а также обеспечивать их полную информацию об операционных целях, целях и достижениях
7. Поддерживать осведомленность и знание современной теории и методов операционного развития и обеспечивать подходящую интерпретацию для директоров, менеджеров и сотрудников в организации
8. Участвовать в оценке и разработке операционной стратегии и производительности совместно с исполнительной командой
9. Обеспечение соответствия деятельности и интеграции с требованиями организации в отношении управления качеством, охраны труда и техники безопасности, законодательными положениями, экологической политикой и общей обязанностью проявлять осторожность.
10. (Для официального директора) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Менеджер по закупкам / закупкам / Исполнительный директор

Следующие области ответственности потенциально могут быть включены в функцию закупок / закупок. То, как вы формируете из них описания вакансий по закупкам и закупкам, зависит от объема ответственности вашего отдела закупок; вашего отдела закупок взаимодействие с другими отделами; как должны работать ваши закупочные роли, а также их автономия, полномочия и уровни отчетности:

1. Политика закупок и планирование
2. Подбор, развитие, обучение и управление кадрами
3. Приоритезация и управление проектами закупок
4. Управление закупочной информацией и системами, а также закупочные услуги ИТ
5. Управление закупочным персоналом, управление поставщиками, отношениями, SLA (соглашения об уровне обслуживания)
6. Настройка (при отсутствии функции контроля качества), мониторинг и управление системами качества и контроля качества
7. Эффективная проактивная связь с другими отделами по мере необходимости для прогнозирования, планирования удовлетворения и удовлетворения спроса соответствующего качества
8. Эффективная проактивная связь с другими отделами по вопросам эксплуатации, предоставления ресурсов и услуг по мере необходимости, например, ИТ
9. Ведение переговоров и администрирование договоров купли-продажи
10. Сделать или купить анализ политики и принятия решений
11. Аренда или покупка политики, оценка и решение / рекомендация
12. Составление бюджета и таргетинг для экономии затрат
13. Установление и планирование способов достижения аккредитации поставщика и управления уровнем обслуживания
14. Администрирование и отчетность по мере необходимости
15. Бухгалтерская оценка и финансовое обоснование, включая капитал против выручки
16. Стратегия аутсорсинга / развитие / управление
17. Согласование, оптимизация и управление условиями оплаты
18. Управление запасами и материалами
19. Складирование, распределение, управление отгрузкой (если применимо или эффективная связь с этими функциями / отделами)
20. Осведомленность, соответствие нормативным требованиям в отношении упаковки и транспортировки и обмен информацией
21. Соответствие нормам охраны труда и техники безопасности
22. Вопросы международной торговли / импорт / правовые вопросы, осведомленность и управление
23. (Если формальный директор) Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в… (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Главный исполнительный директор (генеральный директор) или управляющий директор

1. Определение, разработка и руководство реализацией бизнес-стратегии (в зависимости от ситуации некоторые критерии могут уже существовать или быть установлены председателем, владельцем (ами) / акционерами организации )
2. Планировать и направлять деятельность организации для достижения заявленных / согласованных целей и стандартов финансовых и торговых показателей, качества, культуры и соблюдения законодательства
3. Набор, отбор и развитие членов исполнительной команды
4. Прямые функции и исполнение через команду руководителей
5. Поддерживать и развивать организационную культуру, ценности и репутацию на своих рынках и со всем персоналом, клиентами, поставщиками, партнерами и регулирующими / официальными органами
6. Отчет акционерам / материнскому совету об организационных планах и результатах деятельности
7. Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, как указано в… (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Председатель / Председатель

Председатель назначается советом директоров и подотчетен ему.

1. Председатель правления или исполнительный комитет
2. Обеспечьте видение и воображение на высшем уровне (обычно работая в тесном сотрудничестве с директором или генеральным директором)
3. Председательствовать на общих собраниях, на которых: обеспечивать соблюдение порядка; справедливая и подходящая возможность для всех внести свой вклад; подходящее распределение времени по каждому пункту; определение порядка повестки дня; направление дискуссии к консенсусу; разъяснение и подведение итогов действий и политик
4. Выступать в качестве представителя организации в ее отношениях с внешним миром
5. Играть ведущую роль в определении состава правления и подкомитетов для достижения гармонии и эффективности
6. Принимать решения по поручению правления и, если необходимо, председательствовать на заседаниях правления.
7. Выполнять обязанности директора компании в соответствии с законными и этическими стандартами, указанными в … (какой бы документ о политике и стандартах директора вы ни использовали).

Краткое руководство

Хорошее описание должности должно быть кратким и кратким документом, а не подробным описанием того, как выполняется каждая отдельная задача, как это должно быть в оперативном руководстве, на которое, конечно же, можно ссылаться в очень многих различных работах. описания, сэкономив много время, особенно когда меняются рабочие детали, а они неизбежно меняются.

Описание должности — это, по сути, список из 8-15 коротких предложений или пунктов, которые охватывают основные обязанности должности, а не подробные процессы.

Следуйте структуре должностных инструкций и инструкциям на этой веб-странице — не отвлекайтесь или не уговаривайте написать руководство по эксплуатации . Подробные задачи принадлежат руководству по эксплуатации, а не должностной инструкции. Если ваш начальник или Организация считает, что описание вашей должности должно содержать подробную информацию о том, как вы выполняете свою работу, а затем побудить его / ее / вашу организацию вместо этого подготовить операционное руководство и объяснить логику и преимущества экономии времени, которые показаны на этой странице.

Используйте структуру описания должности на этой веб-странице в качестве шаблона, в который вы должны поместить свои основные 8-15 обязанностей.

Если вам нужно переписать описание должностных обязанностей (или собственное описание должностных обязанностей), структурируйте его с точки зрения основных обязанностей, а не деталей. Если вы хотите, или, если это полезно для выполнения ваших основных обязанностей, вы можете подробно перечислить свои рабочие задачи. в другом месте, поскольку это фактически представляет собой раздел в руководстве по эксплуатации, в котором подробно показано, как выполняется работа.Вы можете использовать детали, чтобы указать (себе) основные обязанности, но в описании должности вы должны резюмировать детали в широкие описания, например:

Все детали, связанные, например, с «выставлением счетов», могут быть охвачены следующим образом: «управлять всеми действиями по выставлению счетов и сообщать о них с использованием согласованных систем и процессов (как определено в руководстве по эксплуатации) ‘

Весь подробный процесс, связанный, скажем, с «управлением денежными средствами», может быть включен в «управление движением, безопасностью и учетом денежных средств в соответствии с согласованными процессами и стандартами (как определено в руководстве по эксплуатации).’

Понимаете, о чем я? Постарайтесь определить основные виды деятельности по типу, а не по деталям.

Где это уместно, укажите, где хранится подробная информация (например, руководство по эксплуатации, руководство по безопасности или, скажем, «согласованные процедуры / стандарты») — не пытайтесь включать подробности в описание должности.

Это может помочь увидеть вещи с точки зрения основных типов деятельности (а не деталей вашей конкретной задачи), которые перечислены вверху веб-страницы и перечислены здесь снова:

Полужирный шрифт указывает, что эти области ответственности обычно в большинстве описаний должностей:

• Общение (в отношении кого, что, как — и это применимо ко всем ниже)
• Планирование и организация (из чего..)
• Управление информацией или общая административная поддержка (что ..)
• Мониторинг и отчетность (чего ..)
• Оценка и принятие решений (из чего ..)
• Финансовое планирование и контроль (чего ..)
• Производство вещей (что ..)
• Обслуживание / ремонт вещей (что ..)
• Контроль качества (для производственных ролей обычно отдельная ответственность; в противном случае это обычно включается в другие соответствующие обязанности) (of what..)
• Здоровье и безопасность (обычно один и тот же балл для всех должностных инструкций данного уровня персонала)
• Использование оборудования и систем (что ..)
• Создание и развитие вещей (что ..)
• Саморазвитие (как правило, один и тот же балл для всех должностных инструкций данного уровня персонала)

Плюс любые обязанности по отношению к другому персоналу, если применимо, обычно:

• Набор (сотрудников, подчиняющихся прямому подчинению)
• Оценка (сотрудники прямого подчинения)
• Обучение (персонал прямого подчинения)
• Управляющий (сотрудники прямого подчинения)

Руководящие должности будут включать больше исполнительных аспектов:

• Разработка политики
• Обязанность проявлять заботу и корпоративная ответственность
• Формулировка направления и стратегии

Вы обнаружите, что можете сгруппировать большинство задач в вашем (изначально очень длинном) списке в список с гораздо меньшим количеством широких (но все же конкретных) обязанностей в соответствии с приведенными выше примерами типичных сфер деятельности по описанию должности.

При создании или переписывании должностных инструкций существует тенденция недооценивать стратегический характер роли и обязанностей и быть слишком подробным.

Если вы пишете собственное описание должности, особенно если вы выполняете широкий круг обязанностей в небольшой компании, постарайтесь быть смелым в том, как вы описываете то, что вы делаете — используйте терминологию, которая встречается в работе высшего уровня описания — вполне вероятно, что вы могли бы иметь подобный тип стратегической ответственности, не осознавая этого и не будучи признанным за это.

Это поможет вам и другим людям признать, формализовать и признать важность того, что вы делаете, и, следовательно, вашу ценность для организации. Он также предложит несколько способов, которыми вы могли бы расти и развиваться (в) задействованные функции, а также укажите способы, которыми можно развить обязанности, независимо от того, выполняете вы их или нет, хотя вы можете быть удивлены высоким уровнем вашего собственного влияния на принятие и принятие этих решений. Расширение прав и возможностей — это часто то, что вы делаете Это.

Сопутствующие материалы

• Прекращение работы, увольнение, резервирование, шаблоны писем
• ЭТИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ И ЛИДЕРСТВО
• ВЫЙТИ ИНТЕРВЬЮ, ПРИМЕРЫ ВОПРОСОВ, СОВЕТЫ
• БЕСПЛАТНЫЕ ДИАГРАММЫ, ИНСТРУМЕНТЫ, ТЕСТЫ И РАБОЧИЕ ФАЙЛЫ
• ИНТЕРВЬЮ О РАБОТЕ — СОВЕТЫ, МЕТОДЫ, ВОПРОСЫ, ОТВЕТЫ
• ВСТРЕЧИ — КАК ПЛАНИРОВАТЬ И ПРОВОДИТЬ ВСТРЕЧИ
• ПСИХОЛОГИЧЕСКИЙ ДОГОВОР
• КОМАНДНЫЕ ИГРЫ ТРЕНИРОВОЧНЫЕ ИДЕИ И СОВЕТЫ
• АНАЛИЗ РАБОТЫ — ФОРМА ПРОЦЕССА И ОЦЕНКИ
• ПОТЕНЦИАЛЬНАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ЛЮДЕЙ МОДЕЛЬ

Различий между руководителем и менеджером в L-1A

Что общего у многих топ-менеджеров и менеджеров Toyota, Honda, Nestle, GE и Hitachi? Скорее всего, они начали работать в США по визе L-1A.

Работодатель в США может подать прошение о назначении руководителя или менеджера из одного из своих зарубежных офисов (материнская компания, дочерняя компания, аффилированные лица и т. Д.) В один из своих офисов в Соединенных Штатах в соответствии с неиммиграционной классификацией L-1A. Кроме того, иностранная компания, у которой нет аффилированного офиса в США, также может использовать эту классификацию для отправки руководителя или менеджера в Соединенные Штаты с целью создания «новой» компании.

Важно помнить, что иностранец не может быть одновременно руководителем и менеджером.Это либо менеджер, либо руководитель. Поэтому в документации петиции важно различать менеджера и руководителя. Для этого нам нужно различать разные должностные обязанности менеджера и руководителя.

Как правило, руководитель выполняет следующие обязанности в организации:

• Руководит управлением организацией или основным компонентом или функцией организации;
• Устанавливает цели и политику организации, компонента или функции;
• Предоставляет широкие полномочия в принятии дискреционных решений; и
• Получает только общий контроль или руководство от руководителей высшего звена, совета директоров или акционеров организации.

С другой стороны, менеджеры в основном выполняют следующие обязанности внутри компании:

• Управляет организацией или отделом, подразделением, функцией или компонентом организации;
• Наблюдает и контролирует работу других надзорных, профессиональных или управленческих сотрудников или управляет важной функцией в рамках организации, отдела или подразделения организации;
• Имеет право нанимать и увольнять или рекомендовать такие, а также другие действия персонала (например, повышение по службе и разрешение на увольнение), если другой сотрудник или другие сотрудники находятся под непосредственным контролем; или, если ни один другой сотрудник не находится под непосредственным контролем, выполняет функции на высшем уровне в организационной иерархии или по отношению к управляемой функции; и
• Действует по своему усмотрению в повседневных операциях, связанных с деятельностью или функцией, на которую сотрудник имеет полномочия.

Подводя итог, руководитель — это тот, кто проводит широкую политику без особого надзора за компанией, в то время как менеджер наблюдает и контролирует работу профессиональных сотрудников и управляет организацией или отделом, подразделением, функцией или компонентом организации. ежедневно. Кроме того, человек также может быть «функциональным» менеджером, который управляет важной функцией организации на высоком уровне без прямого контроля со стороны других.

Имейте в виду, что руководитель не обязательно является менеджером только в силу своих надзорных обязанностей, если только подчиненные сотрудники не являются профессионалами или руководителями.Также есть исключение, если менеджер или руководитель приезжает, чтобы открыть новый офис. В этой ситуации человек мог быть и руководителем, и менеджером, но только в течение первого года. После этого очень важно четко разграничить роли, обязанности и обязанности.

В петициях L-1A очень важно четко описать должность и включить все необходимые подтверждающие документы.

Исполнительный помощник и административный помощник: в чем разница?

Чем отличается помощник руководителя от помощника администратора? Любого, кто расшифровывает эти две позиции, может немного запутать.

Обязанности исполнительных помощников (EA) и административных помощников (AA) могут совпадать в одной компании и сильно отличаться в другой. Люди могут использовать эти два названия как взаимозаменяемые в некоторых профессиях, в то время как в других областях предполагается, что помощники руководителей и помощники по административным вопросам будут входить в совершенно разные команды.

Мы здесь, чтобы восполнить пробел в знаниях, который всегда присутствует, когда вы задаетесь вопросом, Исполнительный помощник или административный помощник: есть ли разница? Мы собрали вместе информацию, которая позволяет легко сравнивать и противопоставлять эти две позиции.Вот все, что должен знать каждому, кто начинает работать в административной сфере, о том, чтобы стать помощником руководителя или помощником по административным вопросам.

(PS — Присоединяйтесь к одной из наших частных групп FB ​​исключительно для руководителей и помощников по административным вопросам. Это сообщество, в котором можно общаться, сотрудничать и делиться советами о том, как преодолеть широкий спектр проблем, с которыми вы сталкиваетесь на своей должности.)